5 funcionalidades de tu procesador de textos que deberías conocer

Los procesadores de textos ofrecen un conjunto de herramientas para automatizar ciertas tareas, de modo que te ahorra trabajo y evita que cometas errores al realizar ciertas operaciones repetitivas y tediosas. LaTeX "casi te obliga" a conocer esas herramientas, mientras que Word no. Esto provoca que muchas veces se utilice Word en plan "chapucilla", sin usar esas funcionalidades, y acaba dando problemas, sobre todo en documentos largos como pueda ser un Proyecto Fin de Carrera.

Hay al menos cinco cosas que deberías saber hacer con el procesador de textos que emplees. Por lo tanto, si aún no usas estas funcionalidades, aprende a usarlas y, por supuesto, úsalas. Veámoslas...

• Estilos: Cuando escribes los títulos de las distintas secciones de un documento, deberían tener exactamente el mismo formato. Si luego añades subsecciones, éstas deberían tener el mismo formato entre sí, pero distinto del de las secciones. Si además numeras las secciones y subsecciones, dicha numeración debería ser coherente. Si gestionas todo esto a mano, resulta tedioso y es fácil cometer errores. Por ejemplo, puede que en alguna subsección pongas el tamaño de fuente de 12 puntos cuando estabas usando 13. O por ejemplo, si añades una nueva sección en algún punto intermedio del documento, te tocaría renumerar manualmente todas las secciones. Así pues, no lo hagas a mano. Los procesadores de texto te permiten crear estilos y aplicarlos, e incluso suelen traer algunos estilos predefinidos (que puedes modificar para ajustar a tu gusto). Así, siempre que vayas a introducir una nueva sección, selecciona que aplique el estilo "Título 1" (por ejemplo), y así te aseguras que todas las secciones tengan exactamente el mismo formato y, si lleva asociado numeración, que ésta se actualice automáticamente manteniendo la coherencia.

• Referencias cruzadas: Muchas veces necesitas hacer referencia en el texto a una figura, a una tabla, a una ecuación o a una sección, por ejemplo, cuando escribes algo del tipo "Como se observa en la Figura 5, …". Imaginemos que lo escribes tal cual, y luego decides añadir una figura más al comienzo del documento, de modo que la Figura 5 se convierte en la Figura 6. Si lo has hecho todo manualmente, te tocaría renumerar una por una todas las figuras, y luego actualizar una por una todas las referencias que hayas hecho a las figuras. Además de ser tedioso, es muy fácil equivocarse. La solución pasa, por un lado, por el uso de los estilos, con lo que las figuras se renumerarían automáticamente (bueno, en Word 2010, para nombrar las figuras y tablas, no se usan realmente los estilos, sino que se debe emplear la opción Referencias -> Insertar título). Por otro lado, también se deben emplear las referencias cruzadas. Cuando vayas a escribir "Como se observa en la Figura 5, ...", no escribas "Figura 5" directamente; en su lugar inserta una referencia cruzada a dicha figura. De este modo, conseguirás que ese "Figura 5" quede vinculado a esa figura concreta, y si esta cambia de número, también lo hará el texto automáticamente, de modo que el fragmento anterior cambiaría a "Como se observa en la Figura 6, ..." sin que tú tengas que preocuparte de hacerlo.

• Tabla de contenidos: Al comienzo de un informe, un proyecto fin de carrera o una tesis, debería aparecer una tabla de contenidos en la que se indiquen los distintos capítulos/secciones en los que está dividido y la página en la que comienza cada uno. Muchas veces también se añade una lista de las figuras y de las tablas que contiene el documento. Si lo haces en plan manual tienes que hacer tu mismo la tabla, repasando todo el documento y escribiendo los nombres de las secciones y las páginas en las que están, es decir, aburrido, lento y fácil de equivocarse. Además, si decides añadir texto a alguna sección, posiblemente cambie el número de página en el que empiecen las siguientes secciones, de modo que te toca renumerar todo. ¡Más trabajo y nuevas posibilidades de equivocarse! La solución pasa por automatizar esta tarea. Si has usado los estilos, los procesadores de texto tienen herramientas que te permiten generar las tablas de contenido automáticamente, y así te olvidas de esos problemas.

• Referencias bibliográficas: Al final del documento normalmente incluirás una lista de las referencias bibliográficas que has utilizado para elaborar el trabajo (libros, artículos de revista, etc). En general, en un documento técnico deberías indicar en qué parte concreta del documento has empleado cada referencia bibliográfica. Por ejemplo, en alguna sección podrías decir "Como se demuestra en [12], …", y al final del texto especificarías los datos de dicha referencia, por ejemplo, "[12] A.V. Oppenheim, R.W. Schafer, Discrete-Time Signal Processing (3rd. Ed), Prentice-Hall, 2009". De nuevo, puedes evitar problemas si usas herramientas para gestionar la bibliografía. De esta forma te aseguras de que todas las referencias que pongas al final del documento sigan exactamente el mismo formato (pudiendo elegir normalmente entre varios formatos posibles), y que la numeración de las mismas se actualice automáticamente si haces modificaciones. (Aquí tengo que decir que, aunque Word tiene herramientas para gestionar referencias bibliográficas, todavía no son, en mi opinión, suficientemente flexibles. De todas formas, siempre puedes utilizar herramientas de gestión bibliográfica más potentes, como Zotero o Mendeley, y que ofrecen una buena integración con Word sin más que instalar un plug-in.)

• Ortografía: El documento no debería incluir faltas de ortografía. Los procesadores de texto incluyen herramientas para verificar e incluso corregir la ortografía, de modo que utilízalas.

Todas estas cosas (y muchas más) se pueden hacer tanto con Word como con LaTeX. El problema muchas veces es el desconocimiento de las mismas. (Si pinchas en la imagen que abre esta entrada verás un resumen de cómo acceder a estas 5 herramientas si utilizas Word.)

En definitiva, conoce bien las funcionalidades de tu procesador de textos y utilízalas. Cuanto antes aprendas a usarlas, si es que aún no lo haces, mejor que mejor. Tenlas en cuenta por tanto cuando vayas a elaborar tu siguiente trabajo o informe de prácticas.

... Y en la siguiente entrada "ya me mojo" y os digo mi opinión personal sobre LaTeX y Word.