Preguntas que debes plantearte antes de hacer una presentación oral

Cuando tenemos que hacer una presentación oral podemos tener la tentación de abrir el PowerPoint y ponernos a hacer transparencias como locos. Esa es una mala estrategia. Lo primero que tenemos que hacer es preguntarnos algunas cuestiones que nos guiarán sobre cómo enfocar esa presentación:

1. ¿Cuál es el objetivo de la presentación?
2. ¿Quién será el público? (o dicho de otra forma, ¿cuántas personas asistirán y qué saben sobre el tema que vamos a tratar?)
3. ¿De cuánto tiempo se dispone para exponer?
4. ¿Dónde se va a hacer la presentación y cómo se hará formalmente?
5. ¿Existe material de apoyo sobre la presentación?

Vamos a ver, a modo de ejemplo, el caso de la preparación de la presentación oral del Proyecto Fin de Carrera (PFC).

¿Cuál es el objetivo de la presentación oral del PFC? Tu objetivo es mostrar al Tribunal el trabajo que has realizado en tu Proyecto Fin de Carrera, demostrar que has alcanzado un buen conocimiento del tema, y que has sido capaz de aplicar correctamente diversas competencias adquiridas lo largo de la carrera. Debes tener eso en la mente a la hora de determinar los contenidos que debería incluir tu presentación. Por lo tanto, tienes que poner el énfasis, no en el material introductorio, sino en lo que realmente TÚ has hecho, en cuál ha sido TU aportación.

¿Quién será el público? Vas a tener dos tipos de público. Por un lado está el Tribunal, y por otro, tus familiares y amigos, y ambos grupos tienen conocimientos previos distintos. Ahora bien, ¿quién es realmente tu público? Obviamente el Tribunal (recuerda el objetivo de la presentación), de modo que es en el Tribunal y en sus conocimientos previos en los que debes pensar fundamentalmente a la hora de enfocar tu presentación.

¿Cuánto tiempo hay para exponer? Esta es una cuestión que debes hablar con tu tutor, pues distintos profesores tenemos distintas opiniones sobre cuál debe ser la duración. Personalmente, considero que la presentación de un PFC debería tener una duración de unos 20 minutos como máximo. La razón es que ese suele ser el tiempo máximo que tienes en congresos para exponer tus resultados. ¿Y eso en qué se traduce? Pues bien, como punto de partida, considera un ritmo de una transparencia por minuto, de modo que estaríamos hablando de una presentación de unas 20 transparencias. Lógicamente eso es algo que luego tendrás que afinar ensayando, pero una transparencia por minuto es un buen punto de partida.

¿Dónde se va hacer la presentación y cómo? Los PFC normalmente se defienden en el Salón de Grados de la Escuela. El salón cuenta con un cañón de proyección y una gran pantalla. Conocer más detalles sobre el lugar te resultará especialmente útil más adelante, cuando ensayes la presentación, pero en cualquier caso es bueno tener unas ideas previas sobre el escenario antes de empezar a preparar la presentación. No es lo mismo presentar en un salón de grados, que sentado junto a un público reducido alrededor de una mesa y mostrando directamente las transparencias en tu ordenador. En cuanto al procedimiento, tras los comentarios iniciales del Presidente del Tribunal, realizas la exposición de tu PFC y una vez has finalizado la exposición viene una ronda de preguntas por parte de los distintos miembros del Tribunal. Por lo tanto, en este caso tienes bastante o todo el control sobre la fase de exposición. Esto contrasta con otros escenarios de otro tipo de presentaciones en los que el público puede interrumpir al ponente en cualquier momento (como por ejemplo en presentaciones realizadas como parte de una reunión de de trabajo).

¿Existe material de apoyo sobre la presentación? En este caso la respuesta es afirmativa. La memoria del PFC es un documento que tiene tu público (el Tribunal) y donde están todos los detalles de tu trabajo. Eso quiere decir que no tienes que contar TODO lo que has hecho en el PFC. Todo lo que has hecho está recogido en la memoria del PFC, así pues, sintetiza. Siempre puedes decir en la presentación que sobre un determinado punto sólo has comentado las ideas básicas pero que en la memoria se pueden encontrar más detalles. (Si la respuesta a esta pregunta fuera negativa, es decir, si la presentación no tuviera material de apoyo asociado, entonces habría que hablar largo y tendido sobre sus implicaciones, así que ya lo veremos más adelante.)

Resumiendo, siempre que tengas que hacer una presentación oral, antes de hacer nada, plantéate las preguntas anteriores. Además, recuerda que el tiempo de la presentación oral siempre es limitado, por lo que tienes que sintetizar. En el caso del PFC, a la hora de seleccionar contenidos ten en cuenta que tu público principal es el Tribunal, por lo que quizás no sea necesaria una introducción tan extensa como si hicieras la presentación pensando en tus familiares y amigos. ¡Y no tengas miedo a la hora de sintetizar! Recuerda que en la memoria está toda la información y que la capacidad de síntesis en la presentación es algo que también valora el Tribunal.