Una herramienta muy útil para resolver estas cuestiones es Doodle. Es una herramienta disponible en la web, es gratis, no hay que registrarse, y es muy fácil y rápido tanto plantear una encuesta como responderla.

Simplemente tienes que ir a http://www.doodle.com e indicar que quieres planificar un evento. A continuación le das un título (por ejemplo, Comida/cena con los amigos de Teleco), seleccionas los días candidatos para celebrar ese evento, luego indicas las horas (o, en el ejemplo, si se prefiere comida o cena en ese día), y ya está. Doodle te dará un enlace para que lo envíes a tus compañeros o amigos y gracias al cual verán la encuesta (como en la imagen de arriba) y podrán indicar su disponibilidad. Así, gracias a esa información, y sin cien mil correos de un lado a otro, podrás ver si hay un hueco que le viene bien a todo el mundo... ¡o al menos cuál es el hueco en el que podría asistir la mayoría de la gente!
Echadle un ojo... Merece la pena.